NORMAS ISO: 3 dolores de cabeza que ISO 9001 quita a las PYMES

¿Sabes quién puede tener un Sistema de Gestión de Calidad?, un SGC lo puede tener una organización pública o una organización privada independientemente de su tamaño o actividad empresarial, por lo que en efecto, tú y yo podemos implementar un SGC en tu empresa.

Si ya cuentas con una norma ISO, no te preocupes, actualmente las normas ISO cuentan con el Anexo SL, también conocida como “Estructura de Alto Nivel”, lo cual significa que todas las normas ISO que estén siendo elaboradas o sometidas a revisión tendrán la misma estructura favoreciendo la integración entre los diferentes Sistemas de Gestión ISO y logrando que las empresas reduzcan a niveles considerables los tiempos y recursos invertidos en su gestión.

¿Qué es ISO 9001?

Son documentos con bases tecnológicas y científicas que sustentan la legislación en materia de salud, seguridad y medio ambiente que especifican requerimientos que pueden ser empleados en las organizaciones para garantizar que sus productos y/o servicios que ofrecen cumplen con su objetivo.

Los estándares de gestión de calidad ayudan a trabajar de manera más eficiente y reducir las fallas de los productos y/o servicios, por lo que a nivel internacional, la norma ISO 9001 es considerada como el mejor sistema de gestión de calidad con más de 1,000,000 de empresas certificadas alrededor del mundo.

¿En qué ayuda ISO a las PYMES?

Al implementar una norma ISO ayuda a funcionar de manera óptima, satisfacer las expectativas de tu consumidor e impulsar a que sean más eficientes y productivos, adicional a ofrecer una ventaja competitiva, asegurando que el producto y/o servicio que ofrecen tiene garantizada la seguridad para el consumidor o cliente.

Entre otros, ayuda a mejorar de la comunicación, detectar problemas, aumentar la satisfacción del cliente, mejorar las relaciones con los proveedores, promover la mejora e innovación en los procesos y mejorar el rendimiento; pero es muy probable que encuentren muchos retos y muchas oportunidades de aprendizaje antes de poder obtener estos beneficios.

Primer problema: Estructura definida.

En muchas empresas cuando no se cuenta con una estructura definida por lo general los trabajadores cuentan con mayor libertad a la hora de desempeñar su labor y cada quien se guía por sus preferencias personales y toman decisiones individuales que probablemente benefician a algunos sin considerar a todos los que forman parte de la empresa.

Desafortunadamente si cada uno de los trabajadores hace su máximo esfuerzo pero no persiguen un objetivo consume más esfuerzo de manera individual y consume recursos para la empresa, causando un gran dolor de cabeza y estrés tanto para la empresa como para sus colaboradores.

Al implementar la norma ISO 9001 te ayudamos a establecer una estructura organizacional definida a través de organigramas, manuales o principios de la organización, obteniendo una correcta división de tareas, departamentos, autoridades y responsabilidades e interacciones para cada puesto. De esta manera sumando el esfuerzo de todos se puede cumplir con objetivos, mejorar la eficiencia y evitar el surgimiento de confusiones y de conflictos internos.

Segundo Problema: Necesidades de recursos.

Los recursos de una empresa son los distintos elementos que intervienen en la cadena productiva. Estos pueden ser tangibles es decir, que pueden tocarse, acumularse, almacenarse y desplazarse, algunos ejemplos de este tipo de recursos son las máquinas, el equipo de cómputo, el mobiliario o el dinero pero también los recursos pueden ser intangibles, es decir, no son físicos ni concretos y por lo tanto pueden tocarse, sin embargo, eso no significa que son menos valiosos, algunos ejemplos de este tipo de recursos son la información, el talento humano o el llamado know-how

Si no tenemos identificado qué es lo que necesitamos en cada uno de nuestros procesos, probablemente no podemos garantizar que el producto y/o servicio se realice o entregue a tiempo, generando así la insatisfacción del cliente o podemos invertir en recursos que en realidad no nos ayuda a ser más eficientes en la operación diaria y causando un gran dolor de cabeza en pensar en las soluciones para atender los problemas que se presentan o estar buscando materiales o equipo en caso que tengamos un incremento en las ventas.

Nosotros podemos ayudarte a identificar todas las necesidades de recursos con base en tu empresa, sin importar el producto y/o servicio que ofrezcan. Las normas ISO cuentan con la cláusula 7.1 Recursos que es un apartado específico donde se consideran todos los recursos necesarios para cada proceso. Te invito a que conozcas nuestro taller para certificación ISO 9001 que está planificado para que en cada sesión logres implementar en tu empresa de manera estratégica todos los requisitos de la norma ISO 9001. El Taller de Implementación no es un curso, en el curso te proporcionan información del tema, nosotros adicional a proporcionarte toda la información del tema, compartimos experiencias, sugerencias con base en tus necesidades, realizamos cada documento de la mano contigo e incluso contamos con sesiones adicionales para asegurarnos que no te quedes con dudas.

Tercer Problema: Control de indicadores y medición.

Todo lo que podemos medir, lo podemos mejorar y para poder medir algo dentro del SGC deberá cumplir 2 condiciones.

La primera condición es que la captura de los datos se debe transformar en información que permita tomar decisiones para el desempeño de la organización y la segunda condición es que deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, para que el ejercicio de medir lleve a su organización a procesos de mejora.

El tema de los indicadores causa un gran dolor de cabeza no sólo a los directivos cuando ven que los resultados del indicador no son lo que esperaban, sino también a los responsables de generarlos y también a los que intervienen directa e indirectamente para obtener el resultado de un indicador. Este dolor de cabeza es causado por diferentes motivos, entre ellos, no saber cómo redactar un indicador, estar cambiando constantemente el archivo para generar el reporte de indicadores, perder información y no tener forma de recuperarla, con base en los resultados obtenidos no se pueden tomar decisiones, entre otros.

Con la implementación de un Sistema de Gestión podemos definir los indicadores del desempeño necesarios para nuestra empresa y asegurarnos que cada uno de los procesos que tenemos es eficaz, quitándonos así el gran dolor de cabeza y ayudándonos a medir objetivamente la evolución del sistema de gestión y guiar a tu empresa un camino correcto para que logren cumplir con las metas establecidas.

Aprovecho para invite a conocer ISOADMIN, ¡la forma más fácil de gestionar tu Sistema de Calidad! Con esta aplicación web puedes agilizar la implementación, porque brinda apoyo en la organización, difusión y registro de Manuales y Formatos del Sistema de Gestión de Calidad, además de otras ventajas al contar con el paquete Integral. Para atender el tema de indicadores cuenta con un módulo especializado para que todos puedan establecer los indicadores, reportarlos, llevar el seguimiento e incluso consultar el histórico y toda la información con un par de clics desde tu computadora o incluso visualizar todo desde tu celular.

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