3 consejos para evitar caer en "Formatitis" en tu SGC.

 ¿QUÉ ES FORMATITIS?

 ¿Alguna vez has sentido, que tu SGC va demasiado lento?

Sí tu respuesta fue SÍ, entonces tu Sistema de Gestión de la calidad sufre de una terrible enfermedad conocida como la “Formatitis”, ¿pero que es la “Formatitis"?

La “Formatitis” no tiene una definición como tal, sin embargo, se puede interpretar como el uso excesivo de formatos que puede llegar a entorpecer un sistema de gestión de la calidad, es decir: si bien mantener un formato por cada actividad realizada en el proceso puede garantizar el cumplimiento adecuado de las actividades, esto puedo representar un atraso en las operaciones y puede dificultar el control de la información documentada, es por eso que a lo largo de este tema, te vamos a brindar 3 consejos para evitar caer en esta enfermedad de tu Sistema de Gestión de la Calidad.

 

CONSEJO 1: AUTOMATIZA LAS ACTIVIDADES.

El principal objetivo de la automatización de estas actividades es la reducción de tiempo para el cumplimiento de las mismas, sin embargo, ¿Cómo es posible realizar esta automatización?:

Reduce papel:

Si bien es una actividad sumamente difícil, es necesario ponerse a analizar la situación: ¿Realmente todos los documentos comprueban el cumplimiento de una actividad?

¿Hay documentos que se puedan unir en uno solo?

¿Se requiere disminuir la periodicidad de registros de un documento?

 

Haz uso de la tecnología:

En estos tiempos modernos el uso de la tecnología puede representar un gran apoyo, implementa el uso del Correo Electrónico o de servicios de mensajería instantánea como WhatsApp.

En dBC tenemos la oportunidad de automatizar tus procesos al alcance tu mano, con apoyo de su plataforma ISOADMIN es posible llevar un control completo de la información, seguimiento a las actividades de cada área, establecer acciones correctivas o de mejora ante una falla de un proceso, entre otros, ¡Contactanos!

 

Elabora tu lista maestra de documentos:

La lista maestra de documentos es aquel que indica o describe el total de manuales, procedimientos, instrucciones, formatos y registros que contiene el Sistema de Gestión de la Calidad, así mismo tú vas a poder diferenciar el nivel de prioridad de cada documento, así como su revisión más reciente.

 

CONSEJO 2: IDENTIFICA LA DIFERENCIA ENTRE FORMATO Y REPORTE.

En un principio puede resultar sumamente complicado saber la diferencia entre un Formato y un Reporte, sin embargo, es importante aclarar que un Formato es una plantilla para la toma de datos o para anotar los resultados de actividades realizadas. Mientras que un Reporte es la información en crudo obtenida de las actividades mencionadas anteriormente, es decir: El formato muestra la información obtenida del reporte realizado.

Es por eso que es necesario que tomes a consideración que tipo de documentación requieres para el cumplimiento de un proceso, para más información puedes consultar la Cláusula 7.5 Información documentada de la norma ISO 9001:2015

CONSEJO 3: GENERA BASES DE DATOS CON INFORMACIÓN COMPLETA.

Una herramienta principal que puedes realizar para evitar hacer uso de la “Formatitis” es el uso de las Bases de datos, Se llama base de datos, o también banco de datos, a un “conjunto de información perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior recuperación, análisis y/o transmisión”.

Las principales características que tienen estas bases de datos es que pueden proporcionar métodos para mantener la integridad de los datos, para el registro de un formato e incluso para recuperar la información si el sistema se corrompe.

Y ahora… ¿Por qué es importante que las bases de datos contengan toda la información completa? Ya que de esta manera es posible automatizar el registro de la información, permitiéndonos tener todo en un solo lugar, evitando tener que recurrir a varias áreas o documentos únicamente por un solo dato, provocando atrasos en la información.

No permitas que tu Sistema de Gestión de la calidad se entorpezca debido a esta mala práctica

Aprovecho para invitarte a conocer ISOADMIN, ¡la forma más fácil de gestionar tu Sistema de Calidad! Con esta aplicación web puedes agilizar la implementación, porque brinda apoyo en la organización, difusión y registro de Manuales y Formatos que indica la Secretaría del Trabajo y otras dependencias, inclusive a nivel internacional, además de otras ventajas al contar con el paquete Integral.

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FUENTES:

https://inbest.solutions/automatizacion-de-actividades-y-tareas/

https://www.redalyc.org/journal/1872/187243745006/html/

https://www.youtube.com/watch?v=S8cQs4Lj1Iw

https://concepto.de/base-de-datos/

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_bases_de_datos